Zaštita podataka

Izjava o zaštiti podataka

HouseControl.at je platforma softvera kao usluge (SaaS) za digitalno upravljanje nekretninama. Ova izjava o privatnosti objašnjava koje se lični podaci obrađuju prilikom posjete, registracije i korištenja platforme. Primjenjuje se na web stranicu, web-aplikaciju i povezanu mobilnu upotrebu.

Stanje: August 2026

1. Odgovorna osoba

2. Uloge u zaštiti podataka

Za podatke koje upravnici zgrada, vlasnici, stanari ili pružaoci usluga prikupljaju u kontekstu zgrade, odgovornost za zakonitost obrade redovno snosi odgovarajuća uprava zgrade, odnosno dotični klijent. HouseControl.at ove podatke tehnički obrađuje kao operater platforme u okviru pružanja softvera.

HouseControl.at obrađuje podatke kao odgovorna strana za vlastite procese web stranice, obračuna, podrške, sigurnosti i administracije.

3. Obrađeni podaci

Ovisno o korištenju, mogu se obrađivati naročito sljedeći podaci:

• Podaci o računu: ime, adresa e-pošte, hash lozinke, jezik, uloga, korisnički ID, MFA status.
• Podaci o zgradama i upravljanju: Nekretnine, spratovi, jedinice, dodjele, pozivnice i uloge.
• Komunikacijski podaci: poruke, komentari, zahtjevi za podršku, obavijesti e-poštom i prilozi.
• Podaci o funkcijama: Ankete, glasanja, potpisi službenih glasanja, kalendarski datumi, dokumenti, kućni red, operativni troškovi i nalozi.
• Podaci o plaćanju i pretplati: Stripe-ID klijenta, status pretplate, plan, broj jedinica, status plaćanja i računa.
• Tehnički podaci: IP adresa, podaci preglednika, podaci sesije/kolačića, podaci dnevnika, sigurnosni događaji i revizijski zapisi.
• Podaci testnog režima (istorijski): Vremenski ograničeni testni režim ukinut je u avgustu 2026. Sadržaji kreirani u njemu više ne postoje. Ostaje dokaz o prihvaćenim uslovima: vreme aktivacije, vreme isteka i potvrđena verzija uslova. IP adresa i identifikator pregledača uklanjaju se 90 dana nakon završetka testne sesije.
• Kontekst podrške i administracije: tiketi podrške, prilozi, status obrade, tehnički kontekstualni podaci, aktivno dodjeljivanje zgrada/jedinica i označavanje developerskih simulacija.
• Podaci o partnerima/preporukama: Partnerski kod, vrijeme poziva, povezana registracija, konverzija pretplate, kao i heširani IP/identifikatori pretraživača za provjeru zloupotrebe.

4. Svrhe i pravne osnove

• Pružanje platforme i korisničkih računa: Ispunjavanje ugovora odnosno predugovorne mjere.
• Funkcije zgrade, uloga i komunikacije: Ispunjavanje ugovora i legitimni interes za sigurno digitalno upravljanje.
• Obrađivanje plaćanja, računi i knjigovodstvo: Ispunjavanje ugovora i zakonskih obaveza.
• Sigurnost, zaštita od zloupotrebe, MFA, zapisi revizije i analiza grešaka: legitimni interes i zakonske obaveze.
• Obavještenja, podrška i servisna komunikacija: Ispunjavanje ugovora i legitimni interes.
• Opcionalne funkcije poput Google prijave, push obavještenja ili funkcija AI/prevođenja: u zavisnosti od konfiguracije, pristanak, ispunjenje ugovora ili legitimni interes.
• Praćenje partnera/preporuka: Saglasnost za trajne partnerske kolačiće; dodjela sesije prilikom registracije u istoj posjeti radi ispunjenja ugovora, odnosno predugovornog dodjeljivanja.

5. Kolačići i lokalna pohrana

Platforma koristi tehnički neophodne kolačiće za prijavu, sesiju, sigurnost i postavke kolačića. Opcionalni analitički ili marketinški kolačići koriste se samo ako su aktivirani i zakonski dopušteni. Preglednici mogu blokirati kolačiće; tehnički neophodne funkcije mogu biti ograničene zbog toga.

Ako korisnik dođe na HouseControl.at putem partnerskog ili preporučenog koda, nakon pristanka na kategoriju „Marketing” može se postaviti referral-kolačić. On ne sadrži podatke o plaćanju, već partnersku dodjelu i služi za to da se kasnija registracija ili konverzija pretplate može jasno dodijeliti partneru. IP adresa i identifikacija preglednika se za to ne pohranjuju u jasnom tekstu, već se heširaju. Bez marketinškog pristanka, dodjela ostaje ograničena na trenutnu posjetu.

6. Obrada plaćanja putem Stripe-a

Plaćanja, pretplate i korisnički portal obrađuju se putem Stripe-a. Podaci o plaćanju, klijentima, računima i transakcijama se prenose ili obrađuju od strane Stripe-a. HouseControl.at ne pohranjuje kompletne podatke o kreditnim karticama. Promjene pretplata se sinhroniziraju na platformi putem potpisanih Stripe web-hookova.

Dodatne informacije: stripe.com/at/privacy

7. Google prijava, push obavijesti i opcionalne vanjske usluge

Ako se koristi Google prijava, HouseControl.at obrađuje podatke profila koje je Google proslijedio, posebno e-mail adresu, ime i Google identifikator, za prijavu i povezivanje računa.

Za push obavještenja mogu se obrađivati push tokeni i tehničke identifikacije uređaja. Ukoliko su aktivirani Firebase Cloud Messaging ili slične usluge, podaci se mogu prenijeti odgovarajućem dobavljaču.

Platforma koristi veštačku inteligenciju na tri mesta: kod poboljšanja teksta unosa, kod automatskog prevođenja sadržaja između jezika stanara i kod prve obrade zahteva podršci. Za sva tri slučaja predati sadržaji se prenose ka Google Cloud-u — poboljšanje teksta i podrška veštačkom inteligencijom preko Vertex AI, a prevođenje i prepoznavanje jezika preko Cloud Translation.

Ovi pozivi idu ka EU krajnjim tačkama tih usluga. Google za ovaj izbor garantuje da se podaci u mirovanju i obrada od strane usluge odvijaju unutar izabranog EU regiona i da se sadržaji ne koriste za obuku modela veštačke inteligencije. Za projekat koji koristimo dodatno je potvrđeno izuzeće od beleženja upita: upiti i odgovori se ne čuvaju ni u slučaju sumnje na zloupotrebu.

Ova garancija uređuje gde se obrađuje — a ne odakle se može pristupiti: Googleovo osoblje podrške i tehničko osoblje može u slučaju smetnje ili održavanja pristupiti i izvan EU. Identifikatori resursa, kao i operativni podaci i podaci o obračunu usluge, nisu obuhvaćeni garancijom. Tačan obim opisan je na Veštačka inteligencija i zaštita podataka .

Funkcije veštačke inteligencije izvršavaju se tek nakon potvrde obaveštenja o zaštiti podataka kod veštačke inteligencije; bez te potvrde nema nikakvog prenosa. Automatsko prevođenje je podrazumevano isključeno. Takve funkcije treba koristiti samo za sadržaje čiji je prenos pravno dopušten.

Radi optimizacije podrške i što bržeg rešavanja zahteva koristimo tehnologiju veštačke inteligencije. Pri tome se ne prenose celi predmeti, već isključivo pojedinačno odobrena polja (minimizacija podataka prema čl. 5 st. 1 tač. c GDPR). Cilj je efikasna prva obrada; po potrebi se prosleđuje zaposlenima. Podrška bez pomoći veštačke inteligencije moguća je u svakom trenutku preko obrasca za podršku. Zakonske kontakt podatke možeš naći u Impresum.

Za zaštitu javnih obrazaca od automatske zloupotrebe može se koristiti Cloudflare Turnstile. Cloudflare obrađuje tehničke informacije o zahtjevu kako bi razlikovao legitimno korištenje od pristupa botova.

8. Hosting, logovi i sigurnosne kopije

Platforma radi na serverima unutar korištene hosting infrastrukture. Logovi servera i aplikacija mogu sadržavati IP adresu, vrijeme, pozvanu URL adresu, tehničke greške i sigurnosno relevantne događaje. Logovi služe za sigurnost, analizu grešaka i stabilnost rada.

Sigurnosne kopije se kreiraju za obnavljanje usluge i brišu se prema utvrđenom konceptu zadržavanja. Podaci koji su izbrisani u regularnim sistemima mogu, zbog tehničkih razloga, ostati u sigurnosnim kopijama do isteka roka zadržavanja sigurnosnih kopija.

Rezervna kopija koja se nalazi samo na istom serveru bila bi izgubljena zajedno s njim. Zbog toga se rezervne kopije dodatno čuvaju kod drugog pružaoca usluga. Šifruju se već na serveru, dakle pre nego što ga napuste; pružalac tog čuvanja nema pristup sadržaju. Na serveru se rezervne kopije čuvaju 14 dana, na drugom mestu 30 dana. Koja preduzeća su u to uključena, navedeno je u listi podobrađivača u ugovoru o obradi podataka.

9. Pristup od strane podrške

Radi obrade zahteva podrške i smetnji, pružalac usluge može se prijaviti na vaš nalog i videti i koristiti aplikaciju onako kako je vi vidite. Takav pristup moguć je samo ovlašćenim licima pružaoca uz dvofaktorsku potvrdu, zahteva navođenje razloga, automatski se završava nakon 30 minuta i u potpunosti se beleži: početak, kraj, razlog i svaka pritom izvršena izmena pripisuju se zaposlenom koji postupa, a ne vašem nalogu. Zapisi se mogu pregledati u dnevniku revizije.

10. Primatelji i obrađivači po nalogu

Lični podaci mogu biti preneti tehničkim pružaocima usluga ukoliko je to neophodno za rad, bezbjednost, plaćanje, komunikaciju ili podršku. To uključuje, posebno, hosting provajdere, provajdere e-pošte, Stripe, Google, Cloudflare, push usluge, usluge praćenja/analize grešaka, kao i usluge prevođenja ili AI.

Sa obrađivačima podataka se, po potrebi, sklapaju sporazumi u skladu sa čl. 28 GDPR-a. Prilikom prenosa u treće zemlje uzimaju se u obzir odgovarajuće garancije kao što su odluke o adekvatnosti ili standardne ugovorne klauzule.

11. Trajanje pohrane

Podaci se čuvaju samo onoliko dugo koliko je potrebno za navedene svrhe ili dok postoje zakonske obaveze čuvanja. Ugovorni, platni i računovodstveni podaci mogu se čuvati duže u skladu sa zakonskim rokovima. Iz ukinutog testnog režima ne postoji više nikakav sadržaj; ostaje dokaz o prihvaćenim uslovima, iz kojeg se IP adresa i identifikator pregledača uklanjaju 90 dana nakon završetka testne sesije.

Tiketi podrške (tekstualni zapisi i prilozi na platformi) obično se brišu nakon 24 mjeseca po završetku (ograničenje skladištenja prema članku 5. stavku 1. točki e. GDPR-a). Ne postoji paušalni zakonski rok samo za chatove podrške; dokumenti relevantni za poreze i računovodstvo (npr. računi) zasebno se čuvaju putem naplate (Stripe) u skladu s rokovima prema BAO/UGB. E-mail odgovori na dolaznu adresu uklanjaju se iz poštanskog sandučića nakon obrade — preuzeti tekst ostaje pohranjen u tiketu.

12. Prava osoba na koje se podaci odnose

Osobe na koje se podaci odnose imaju, u skladu sa GDPR-om, prava na pristup, ispravku, brisanje, ograničenje obrade, prenosivost podataka, prigovor, kao i povlačenje datih saglasnosti. Upiti se mogu uputiti na stephan@landsteiner.info biti upućeni.

13. Pravo na žalbu

Osobe na koje se podaci odnose mogu podnijeti žalbu nadzornom tijelu za zaštitu podataka. U Austriji je to Austrijska agencija za zaštitu podataka: www.dsb.gv.at.

14. Izmjene

Ova Izjava o zaštiti podataka može se prilagoditi ako se promijene funkcije, pružatelji usluga, pravne osnove ili tehnički procesi.